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财政部最新规范解读,电子专用发票还远吗?附企业电子档案解决方案参考

  • 新闻     2021-8-31
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财政部、国家档案局3月31日联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。

其中,明确来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证

(原来对电子发票没有明确要求保留电子版本,本条明确纸质打印入账必须保留电子版本,也是与目前企业操作明显不同的部分)

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存

通知同时列明了电子会计凭证进行报销入账归档的条件,包括接收的电子会计凭证经查验合法、真实;电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账

通知所称的电子会计凭证是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证

结合FSSC专家意见、以及部分解决方案机构观点,解读如下:

一、政策推进明显加快,电子发票成为企业财务信息化转型必然步骤

五百强企业基本已经实现报销的电子化,根据FSSC调研近半企业已经推行了电子报销,65%没有财务共享的企业最近三年内会进一步推行电子档案以及电子报销,这个规范的发布有利于企业信息化的进一步推进,另外一方面,推行的力度、决心,监管与步伐亦是明显的。

从历程来看,最早是从2002年12月25日由国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》开始,会计电算化从那时开始,10年几乎没有变化更没有明确要求。

直到2013年12月,国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局四部委联合下发《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》,进一步完善电子会计档案管理制度。并于2014年11月,由国务院办公厅发布《关于促进内贸流通健康发展的若干意见》,明确提出加快推进电子发票应用,完善电子会计凭证报销、登记入账及归档保管等配套措施,并试点人保财险与北京市国税局电子发票服务平台正式对接,国内第一张可报销企业电子发票诞生。

2015年12月11日,第一次提电子档案被提及,是国家档案局令第79号《会计档案管理办法》16年1月1日实施。可以说这办法的出台,推动了财务会计档案管理系统的出现。

2019年4月国务院有关要求下,中国南方航空、中国电信集团、中国能源建设集团广东火电工程有限公司、中铁联合国际集装箱、中车互联运力科技、北京搜狗网络、深圳萨摩耶互联网金融服务7家企业中,率先开展电子发票电子化报销、入账、归档试点。

2个月的试点中,主要是观察了企业会计信息化工作中,开展电子发票电子化报销入账试点工作中,过程是否符合《企业会计信息化工作规范》有关要求;二是开展电子发票归档试点,即在没有电子档案管理系统情况下,档案部门或档案人员直接从会计核算部门或会计核算系统接收电子发票,并仅以电子形式归档,归档存储格式符合要求,归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障。同时总结成功经验,并于7月拓展了其他试点企业,包括东港股份等。

二、有利于规范与管控、简化操作

原本以为今年年初会迅速推行,没想到疫情影响在2月27日税务总局新闻发布上,新闻发言人付树林还提及为贯彻落实党中央、国务院决策部署,确保力争今年年底前推进增值税专用发票电子化工作取得实质性进展,税务总局一是组建了由主要负责人任组长的领导小组,统筹推进增值税专用发票电子化工作;二是确定了先试点、后推广的工作方案,抓紧推进标准制定、系统研发等准备工作。

没想到仅一个月,正式的通知已经下达,同时多个政府单位联合发布,决心以然,对于很多原本就使用税盘或者使用税控专用设备的企业来说,可能需要重新选择新的合作供应商,不在需要一个税盘对应一台机箱或者采用集成税控设备来实现多个分子公司发票开设的集团而言,原本熟悉的操作方式需要重新更改,在内部不算是小的调整,但是为来操作会更加便捷,同时税务单位的管控更加直接。

原本对于接受电子会计凭证经验证合法、真实性、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,这一说法各地操作不同,推行电子档案时需要与地方税务单位明确,有了当下的政策强势推行,或是有利于推动该方面的地方单位沟通与明确。对于少部分完全电子化档案的企业而言,调整变动可能不多。对于原本由航信、百望垄断的市场,会由其他的企业介入,据悉目前已有10家单位拿到相关资格。

三、以信息系统常见系统功能解读“符合相关条件”

《通知》的下发不仅肯定了电子会计凭证的法律有效性,还明确指出“除法律和行政法规另有规定外,在符合相关条件的基础上,各类组织可以直接使用电子会计凭证进行报销、入账、归档。

对应信息系统而言,可包括:

条件1:接收的电子会计凭证经查验合法、真实。

电子签章:数字身份证,保证线上签署;

发票的“电子印章”:智能识别发票票面信息通过检验平台验真

条件2:电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。

规则设计:系统设置一经修改立即作废;

区块链技术跟进全过程电子记录;

数据库(数据池);

条件3:使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账。

OCR影像识别;

电子档案系统(己能保存电子档案又对原始资料建立搜索引擎与原始资料存储位置记录)

强大的中台;

报销、应付、应收系统中的自动查重、提醒,满足各系统对接的钩稽关系,自动匹配

编辑

目前尚无进一步明确规定,上述内容为推测,仅供参考。

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