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会计用电子发票查重工具大PK,用手机方便还是电脑方便

  • 新闻     2021-8-29
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电子发票报销查重,防止电子发票重复打印报销是所有基层会计绕不过的坎,而且随着电子发票的使用越来广泛,会计在处理电子发票报销审核工作上的时间将会越来越多;所以,找一个有效解决电子发票查重的方法对会计来说至关重要。

小编大体归纳了一下目前一些会计使用过的防止发票重复报销的方法:

让报销人在报销发票的同时提交承诺书(这种方式多少有些掩耳盗铃的意义);

用Excel制作报销台账,手工进行登记和查重;

使用一些电子发票查重工具通过手机扫码识别发票进行查重和登记;

配置专业的扫码器设备,在电脑端使用相关的电子发票查重工具软件进行发票的查重登记。

启用无纸化报销(目前来说,对绝大多数企业只停留在想想中)。

在这五种方法中,第一种属于掩耳盗铃,比较考验报销者的人品,最后一种属于土豪型单位的首选。而对于大多数来说,可能常用的就是中间三种方法。

而中间三种方法,使用Excel台账虽然从办公角度上来说,也属于使用工具(毕竟会计没有谁不会Excel大法的)。但它毕竟不属于专业的发票查重工具,所以也不在讨论范围内。

我们今天要讨论的是使用专门的电子发票查重工具手机版和电子发票查重工具电脑版哪种更方便。

为了方便比较,我们慎重了分别筛选了手机版和电脑版的工具。

其中手机版有专门的APP和小程序版的发票查重工具,而一般的APP都是把发票查重当作非核心的功能,如果只有发票查重功能的话,很多功能就用不上,而且APP需要下载、安装、注册等,比较费时间,相对来说小程序版就简单了,在微信中可以直接打开使用。

所以我们这里就选择小程序版的电子发票查重工具来作为手机端PK的产品。

而恰好这个小程序有提供电脑版本,基于公平原则,我们就以该工具的电脑版作为电脑版工具的PK产品。

因为授权注册方式属于一次性操作,而且在小程序中授权成功的微信号可以直接在电脑版中进行扫码登陆或设置账号密码登陆,所以我们就不再对比两种注册方式,只对常用操作进行PK。

PK开始!

1、打开方式:

手机版:在微信界面首页下拉找到小程序,点击就可以进入。

电脑版:在电脑端打开浏览器,输入访问地址,使用已授权的微信号扫码即可登陆,或者用在小程序中的设置的账号密码进行登陆进入。

结果:电脑端稍显麻烦,手机版胜!

2、发票扫码查重步骤

手机版:点击“报销扫描”,直接用手机摄像头扫描发票上的二维码,自动识别并查重。

电脑版:链接专用扫码器,打开“报销扫描”,用扫码器对准发票二维码扫码,自动进行识别和查重。

结果:操作方式基本一致,打平!

3、发票真伪查验(选配)

手机版:在扫描报销的时候可以自动完成发票真伪查验,自动从税局系统获取发票票面全部信息,因为手机屏幕尺寸原因,真伪查验发票信息显示稍显凌乱。

电脑版:在扫描报销的时候可以自动完成发票真伪查验,自动从税局系统获取发票票面全部信息,界面显示效果与发票页面布局基本一致,可读性更好。

结果:手机版信息可读性较弱,电脑版胜!

4、台账管理管理

手机版:可以直接在手机上下载后通过手机Excel阅读APP直接打开,但是阅读性不好,但是提供了有限次数的一键将发票台账发送到指定邮箱功能。

电脑版:可以无限次直接下载Excel台账。

结果:虽然手机上直接打开可读性较差,但是邮件发送功能扳回一城,平局!

5、专业性方面

手机版:直接通过手机扫描发票,对于一般不理解财务工作的人可能会误以为会计上班在玩手机,而且一般使用的是自己的手机进行操作,虽然不会占用手机空间,但是频繁使用,对手机的损耗多少都会有些。

电脑版:使用办公电脑,配置专业扫码,设备更专业,操作更规范。

结果:电脑版胜!

6、成本控制

手机版:不需要购买专门的扫码器,手机就可以直接扫码识别查重。

电脑版:需要配置专门的发票扫码器。

结果:手机版胜!

综合上面6组比较,发现在处理电子发票查重上,手机版和电脑版都各有胜负,势均力敌,难分伯仲,但是各有侧重点,所以不能简单的说出孰优孰劣,但是大体上可以这样:

规模小、发票量少、单位管理人性化的单位,可以直接使用手机版的电子发票查重工具就可以了。

规模较大、发票量大、单位管理规范、设计财务人员较多的情况,就推荐日常使用电脑版查重工具进行扫码,并配合小程序加以辅助,来更好的完成发票的查重验证工作。


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