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总说差一点就完美了,但企业里的财务千万别差一点!

  • 新闻     2021-7-11
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最近突然想到某企业这么一个财务,一个非常勤快的女孩子,一个对数字不敏感的财务人,故事是这样的。

有一天,这个财务拿到两张报销单,要给员工报销,员工甲申请报销金额59.5,员工乙申请报销金额6870。财务登录企业网银制单,制单后通知了复核的同事,同事直接点击审批,款就这样付出去了。

过了5分钟,员工甲进来了问财务:“我那个报销付了吗?”她答:“付了啊,你没收到短信吗?”员工甲拿出手机,说:“这是哪一笔,这个数不对吧?“财务仍然面带笑意:“没问题,就你的报销啊,595。“她居然没有反应过来,直到员工甲指着她手中的报销单说——应该是59块5吧。她不以为然,云淡风轻地说:“哦,打错了,那你把多的钱退回来吧。哎!差一点就完美了!”这时候员工甲以没有网银为由,推辞说从下次报销里扣回,这钱暂时不退了,推门出去了。

又过了5分钟,员工乙拿着手机来找财务,同样的问题,也是询问报销款的事。员工乙说:“这个金额不对啊,跟我自己记的不一样啊!”她也奇怪了,找出报销单拿给员工乙看,乙一看,扑哧一声乐了,“我这是6870,你给我打的是6780,差了90块钱呢。”这下她也愣了“不能啊,怎么会这样呢。哎!差一点就对了。”于是,这个财务只能再给员工乙付90元。

这事听着天方夜谭,但它就这么发生了,而且还在一天内发生了两次。这是为什么?粗心的财务肯定首当其冲,责任不可推卸,但是为这项业务进行复核的人呢?没有查看一下原始单据就直接审批了吗?这是付给企业员工的,员工找来了,而且差异不大,如果是付给供应商的钱呢?10000元的货款,手抖一下付出去100000元,再去找供应商追款吗?钱付出去容易,要回来就不那么容易了,何况还是自己的过错。

很多不理解财务的人觉得财务的工作就是管钱、记账、报税,机械化得不得了,没什么大事。但是你看看上面的这个故事,一个小数点的问题,数字颠倒的问题,点一下复核的问题,哪件不是小事?事情虽小,影响巨大。

我也表示理解,有些财务人员的现状是,拿着出纳的钱,操着总监的心,干着业务的活,受着工人的累。工作中会有失神的时候,但是人的状态不可控,流程是可控的,简单的一个付款流程,公司里有没有贯彻执行?

1. 报销人能不能对发票的真实性负责?

2. 部门主管签字前是否认真看了票据,能不能对报销人发生费用的真实性,合理性负责?

3. 财务核算金额的时候,严格把控,审核发票附件是否齐全?替老板的钱袋子把好关?

4. 老板签字的时候,是走流程拿来就签,还是心中有数,大致了解业务?

5. 财务付款的时候有没有核对报销单签字栏是否齐全,账上资金是否充裕?早一天付晚一天付对公司资金流周转有没有影响?

付款不是简单的拿来发票,或者拿着付款单就要付款,如果真的是这样,那就不需要重重审核,拿着计算器加加减减,只要金额对,就付款。为什么要设置流程,就是要审核费用发生的真实性,合理性,取得发票的合法性,各个部门严格把好自己的那一关,将因发票问题,因合同付款问题导致的风险降低到最低。公司业务环节中的各个风险都能有效降低,或者都有预警方案,那么公司才能健康发展。

不该把风险留给老板和财务,公司里的每个人都是安全员,都要把控制风险牢记在心,当然控制风险也不意味着零风险,完全没有风险。零风险是不可能的,就像人的一生不能保证从不生病一样,企业也不能保证零风险!我们要做的是防患于未然,在风险来临前控制风险,在出现风险时,降低风险。像每年体检一样,对企业也要定期体检,识别财税问题,在问题不严重时及时解决,避免像滚雪球一样越滚越大,难以解决,最后成为企业的“癌细胞”!

作者:小亚财税(董晶)


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